Microsoft 365 처음 쓸 때 이렇게 시작하는 방법
얼마 전 가족에게 문서 하나를 보내려는데, 파일 이름 끝에 ‘최종’, ‘진짜 최종’이 붙은 버전이 여러 개 있더라고요. Microsoft 365를 처음 쓴다면 기능을 전부 익히려 하기보다, 문서를 어디에 저장하고 어떻게 함께 쓰는지부터 익히는 편이 훨씬 편합니다.
먼저 무료 웹앱으로 필요한 작업을 해보기
Microsoft 365라고 하면 곧바로 유료 구독부터 떠올리기 쉽습니다. 그런데 마이크로소프트 계정이 있으면 브라우저에서 Word, Excel, PowerPoint의 무료 웹 버전을 쓸 수 있습니다. 간단한 이력서를 고치거나 가계부를 만들고, 발표 자료의 글자를 수정하는 정도라면 여기서 시작해도 좋습니다.
마이크로소프트 지원 안내에 따르면 무료 계정에는 OneDrive 저장 공간 5GB도 제공됩니다. 사진을 대량으로 보관하기에는 작을 수 있지만, 문서 몇 개를 만들고 저장 흐름을 익히기에는 충분한 편입니다. 예를 들어 여행 경비표를 Excel 웹 버전으로 만들고 OneDrive에 저장하면, 집 컴퓨터에서 작업한 뒤 밖에서 휴대전화로 내용을 확인할 수 있습니다.
처음에는 자주 쓰는 파일 하나만 골라 옮겨 보세요. 모든 문서를 한꺼번에 바꾸면 예전 파일이 어디 있는지 헷갈릴 수 있습니다. 파일 이름도 ‘여행경비_11월’처럼 용도와 시기를 알아볼 수 있게 붙이면 다시 찾기 쉽습니다.
저장 위치를 알면 자동 저장이 이해된다
문서를 편집하다가 저장 버튼을 눌렀는지 걱정한 적이 있다면, 파일이 어디에 있는지 먼저 확인하는 게 좋습니다. Microsoft 365의 자동 저장은 OneDrive나 SharePoint에 저장된 파일에서 작동합니다. 컴퓨터의 일반 폴더에 있는 파일까지 무조건 같은 방식으로 저장되는 것은 아닙니다.
가령 Word에서 보고서를 열었는데 화면 위쪽의 자동 저장 표시가 꺼져 있다면, 파일 위치부터 살펴보면 됩니다. OneDrive에 저장한 문서라면 편집 내용이 반영되는지 확인하고, 중요한 문서는 닫았다가 다시 열어 최신 문장이 남아 있는지도 한 번 확인해 두면 마음이 놓입니다.
실수로 문장을 지웠을 때를 대비해 버전 기록도 알아두면 유용합니다. 지원되는 파일에서는 이전 버전을 확인하고 필요한 내용을 되돌릴 수 있습니다. 다만 어떤 파일이든 무제한으로 복구된다고 생각하기보다, 큰 수정을 하기 전에는 사본을 하나 만들어 두는 습관이 안전합니다.
파일을 보낼 때는 공유 권한부터 확인하기
여럿이 같은 문서를 고칠 때는 첨부 파일을 주고받는 대신 OneDrive의 공유 기능을 이용할 수 있습니다. 같은 파일을 함께 열면 ‘누가 최신 파일을 갖고 있지?’ 하고 확인하는 일이 줄어듭니다. 동호회 회비 내역이나 가족 여행 일정처럼 여러 사람이 내용을 보태는 문서에서 특히 편합니다.
공유할 때는 상대가 문서를 보기만 하면 되는지, 직접 고쳐야 하는지부터 결정하세요. 일정 확인용이라면 보기 권한이 알맞고, 참석자 이름을 적어야 한다면 편집 권한이 필요합니다. 링크를 받은 사람이 누구나 열 수 있도록 설정하기보다 필요한 사람을 지정할 수 있는지도 확인하면 좋습니다. 계정 종류나 조직 설정에 따라 표시되는 공유 옵션은 다를 수 있습니다.
공동 작업을 시작할 때는 역할도 짧게 맞춰 두면 덜 꼬입니다. 예를 들어 한 사람은 비용을 입력하고 다른 사람은 날짜를 확인하는 식입니다. 같은 칸을 동시에 고치는 상황이 줄어들고, 수정된 내용을 살필 때도 훨씬 수월합니다.
구독은 사용 패턴을 본 뒤 선택하기
무료 웹 버전을 며칠 써보면 부족한 부분이 구체적으로 보입니다. 인터넷 연결 없이 데스크톱 앱에서 오래 작업하는 일이 많은지, 저장 공간이 얼마나 필요한지, 가족과 함께 사용할지를 기준으로 생각하면 됩니다. 단순히 문서 몇 개를 고치는 용도라면 무료 웹앱으로도 목적을 채울 수 있습니다.
유료 구독을 고를 때는 이름만 보고 결정하지 않는 편이 좋습니다. Microsoft 365에는 개인용, 가족용, 저장 공간 중심의 상품 등 선택지가 있고, 포함된 앱과 혜택이 다릅니다. 특히 ‘유료면 모든 앱을 설치할 수 있겠지’라고 생각하기 쉬운데 상품마다 제공 범위가 다르니 구매 화면의 포함 항목을 확인해야 합니다.
저라면 우선 자주 여는 문서 하나를 웹앱에서 만들고, OneDrive에 저장한 다음, 필요한 사람에게 보기 권한으로 공유해 보겠습니다. 이 세 가지만 익혀도 Microsoft 365가 내 생활에 얼마나 쓸모 있는지 꽤 분명해집니다. 그다음에 불편한 점이 생겼을 때 구독을 비교해도 늦지 않습니다.
