식권제작 처음 맡았다면 이렇게 준비하면 쉽습니다

처음 식권제작을 맡으면 생각보다 챙길 게 많습니다

얼마 전 지인이 회사 행사 준비를 하다가 식권제작을 맡았는데, 처음에는 그냥 종이에 날짜랑 식사 메뉴만 넣으면 되는 줄 알았다고 하더라고요. 그런데 막상 진행해보니 수량, 권종, 위조 방지, 배부 방식까지 생각할 게 꽤 많았습니다. 식권은 작고 단순해 보여도 현장에서는 돈처럼 쓰이는 물건이라 대충 만들면 바로 혼선이 생깁니다.

예를 들어 300명 규모 행사에서 식권을 300장만 딱 맞춰 만들면 여유분이 없습니다. 분실, 추가 인원, 진행요원 식사까지 생기면 현장에서 바로 곤란해집니다. 보통은 예상 인원보다 5~10% 정도 여유를 두는 편이 안전합니다. 300명이라면 315장이나 330장 정도를 생각하는 식입니다.

식권제작은 학교, 회사, 교회, 체육대회, 야유회, 박람회, 구내식당, 푸드트럭 행사처럼 쓰임이 다양합니다. 그래서 먼저 어디에서 어떻게 사용할지부터 잡아야 디자인과 사양이 흔들리지 않습니다.

식권 종류부터 정하면 제작이 훨씬 수월합니다

식권이라고 해서 전부 같은 형태는 아닙니다. 가장 흔한 건 종이 식권이고, 조금 더 관리가 필요한 곳에서는 절취선이 있는 쿠폰형이나 번호가 들어간 식권을 씁니다. 장기간 사용하는 식당이나 복지 포인트 성격의 식권이라면 코팅 카드형도 고려할 수 있습니다.

행사용 단기 식권

하루나 이틀 정도만 쓰는 행사라면 일반 종이 식권이 가장 무난합니다. 비용이 낮고 제작 속도도 빠릅니다. 보통 아트지나 모조지를 많이 쓰는데, 너무 얇으면 쉽게 구겨지고 잃어버리기 쉬워서 120g 이상 종이를 선택하는 경우가 많습니다. 손에 쥐었을 때 너무 흐물거리지 않는 정도면 현장에서 다루기 좋습니다.

구내식당이나 단체 급식 식권

반복 사용이 많거나 금액 관리가 필요한 곳은 권종을 나누는 게 좋습니다. 예를 들어 일반식 6,000원, 특식 8,000원, 음료 2,000원처럼 색을 다르게 만들면 계산대에서 확인이 빠릅니다. 색상 구분은 생각보다 중요합니다. 바쁜 점심시간에는 작은 글씨보다 색이 먼저 보이기 때문입니다.

분실과 중복 사용을 막아야 하는 식권

식권이 현금처럼 쓰이는 현장이라면 일련번호를 넣는 편이 좋습니다. 001번부터 500번까지 번호를 넣어두면 배부 수량과 회수 수량을 맞춰보기 쉽습니다. 더 꼼꼼하게 관리해야 한다면 도장, 홀로그램 스티커, 날짜 표시, QR 코드 같은 장치를 더할 수 있습니다. 다만 너무 복잡하게 만들면 제작비가 올라가니 행사 규모에 맞춰 고르면 됩니다.

디자인은 예쁜 것보다 현장에서 잘 보이는 게 먼저입니다

식권제작을 할 때 의외로 많이 생기는 문제가 글씨가 작거나 정보가 헷갈리는 경우입니다. 디자인 시안만 볼 때는 괜찮아 보이는데, 실제로 손바닥만 한 크기로 나오면 날짜나 메뉴가 잘 안 보일 수 있습니다. 특히 어르신이 많은 행사라면 글자 크기를 넉넉하게 잡는 게 좋습니다.

식권에는 보통 행사명, 사용 날짜, 식사 구분, 금액 또는 메뉴, 사용 장소, 유효 시간, 일련번호가 들어갑니다. 여기서 전부를 크게 넣으려고 하면 오히려 지저분해집니다. 가장 중요한 정보 2~3개를 크게 두고, 나머지는 작게 배치하는 방식이 보기 좋습니다.

• 행사명: 어떤 행사 식권인지 확인하는 용도
• 날짜: 다른 날 식권과 섞이지 않게 구분
• 식사 구분: 조식, 중식, 석식 또는 일반식, 특식 표시
• 일련번호: 배부와 회수 확인용
• 주의 문구: 재발급 불가, 당일 사용 등 필요한 안내

색상은 권종이 여러 개일수록 더 중요합니다. 중식은 파란색, 석식은 초록색처럼 한눈에 구분되게 만들면 직원도 편하고 이용자도 덜 헷갈립니다. 단, 너무 비슷한 파스텔톤만 쓰면 조명 아래에서 구분이 어려울 수 있습니다. 실제 출력물에서는 화면보다 색이 탁해질 수 있다는 점도 감안해야 합니다.

수량과 제작비는 이렇게 계산하면 덜 흔들립니다

식권제작 비용은 보통 수량, 종이 종류, 컬러 인쇄 여부, 후가공, 번호 인쇄에 따라 달라집니다. 단순 흑백 식권 100장과 컬러 번호 식권 1,000장은 당연히 단가가 다릅니다. 그런데 재미있는 점은 수량이 늘수록 장당 단가는 내려가는 경우가 많다는 겁니다. 100장만 만들 때보다 500장, 1,000장을 만들 때 인쇄 세팅 비용이 분산되기 때문입니다.

수량을 잡을 때는 실제 식사 인원만 보지 말고 운영 인원까지 포함해야 합니다. 행사 참가자 500명, 스태프 40명, 초청자 20명이라면 기본 수량은 560장입니다. 여기에 5% 여유를 더하면 약 588장이 됩니다. 이런 경우 600장으로 맞춰 주문하는 식이 깔끔합니다.

제작 일정도 꼭 확인해야 합니다. 간단한 식권은 빠르면 당일이나 다음 날도 가능하지만, 번호 인쇄나 절취선, 특수지, 코팅이 들어가면 며칠 더 걸릴 수 있습니다. 특히 행사 전날에 급하게 주문하면 오탈자 확인도 어렵고 배송 변수도 생깁니다. 가능하면 행사 1주일 전에는 시안을 확정하는 쪽이 마음이 편합니다.

주문 전에 확인하면 실수를 줄일 수 있습니다

식권은 작은 인쇄물이지만 오타가 나면 은근히 난감합니다. 날짜가 하루 틀리거나 장소명이 잘못 들어가면 현장에서 계속 설명해야 합니다. 그래서 주문 전에는 담당자 혼자 보지 말고 최소 2명이 같이 확인하는 게 좋습니다. 특히 숫자, 날짜, 금액, 사용 시간은 소리 내어 읽어보면 실수가 더 잘 보입니다.

• 행사명과 날짜가 맞는지
• 권종별 색상과 문구가 서로 바뀌지 않았는지
• 수량에 예비분이 포함됐는지
• 일련번호 시작과 끝 번호가 맞는지
• 절취선이나 도장 위치가 필요한지
• 배송지와 수령 가능 날짜가 맞는지

배부 방식도 미리 정해두면 좋습니다. 입장할 때 1인 1매로 줄지, 명단 확인 후 줄지, 부서별로 묶어서 전달할지에 따라 현장 흐름이 달라집니다. 1,000명 이상 규모라면 식권을 봉투나 묶음 단위로 나눠두는 것만으로도 접수 시간이 꽤 줄어듭니다.

처음이라면 단순하지만 관리되는 형태가 가장 무난합니다

식권제작을 처음 맡았다면 너무 화려한 디자인보다 잘 보이고 관리하기 쉬운 형태를 추천합니다. A안은 컬러 종이 식권에 큰 권종 표시를 넣는 방식이고, B안은 흰 종이에 컬러 띠와 일련번호를 넣는 방식입니다. 비용을 아끼려면 A안이 좋고, 회수 관리까지 생각하면 B안이 편합니다.

식권 크기는 명함보다 조금 큰 정도나 소형 쿠폰 크기가 많이 쓰입니다. 너무 작으면 잃어버리기 쉽고, 너무 크면 지갑이나 주머니에 넣기 불편합니다. 실제 현장에서는 예쁜 디자인보다 손에 잘 잡히고 바로 확인되는 식권이 더 좋은 평가를 받습니다.

식권은 결국 사람들의 식사 흐름을 부드럽게 만드는 도구입니다. 제작 전에 사용 장소, 인원, 권종, 배부 방법만 차분히 잡아두면 생각보다 어렵지 않습니다. 작은 종이 한 장이지만, 잘 만들어두면 행사 당일 담당자의 마음이 꽤 가벼워집니다.